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Michel Villiard

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(514) 340-4711 #2976

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(514) 340-5160

Courriel
ombudsman@polymtl.ca

Local
C-547, Pavillon Principal

Mandat

Sous l'autorité du Conseil d'administration, l'ombudsman est un observateur impartial de l'administration, de la Loi sur la Corporation de Polytechnique Montréal et de ses Règlements.  Il est tenu à la confidentialité dont il ne peut être libéré qu'avec l'accord des parties. À partir des plaintes qu'il reçoit, il intervient en équité pour faire corriger toute injustice ou discrimination. L'ombudsman jouit d'une indépendance absolue à l'égard de la Direction de Polytechnique et rend compte de son action au Conseil.

Devoirs de l'ombudsman

Lorsqu'il est sollicité pour traiter une demande d'assistance, l'ombudsman doit :

  • enquêter sur le bien-fondé de la demande. À cette fin, il a accès à tout document qu'il peut requérir. Il peut obtenir tout renseignement nécessaire et il peut interroger toute personne,
  • identifier et proposer des solutions,
  • formuler des recommandations formelles.

L'ombudsman peut aussi vérifier quelles suites ont été données à ses recommandations.

Lors de l'étude des cas qui lui sont soumis l'ombudsman doit agir en toute :

IMPARTIALITÉ Il se doit de s'en tenir aux faits en cause sans prendre parti, de la manière la plus objective qui soit.
INDÉPENDANCE Il doit se prémunir contre toute influence qui serait de nature à une interprétation objective des faits en cause.
CONFIDENTIALITÉ Il doit agir en préservant la confidentialité de la personne qui recourt à ses services. Il n'est dégagé de cette responsabilité que par une libération explicite formulée par le demandeur.

Voici la liste des tâches et des responsabilités principales :

Traitement des demandes d'assistance

L'ombudsman traite les demandes qui lui sont adressées par les membres de la communauté polytechnicienne, examine leur bien-fondé, vérifie si tous les recours internes ont été préalablement épuisés.

« L'ombudsman doit refuser d'intervenir ou mettre fin à son intervention lorsque, à son avis,

A. la personne ou le groupe a déjà exercé un recours devant une cour de justice ou à un tribunal administratif portant sur les faits sur lesquels la demande d'intervention est fondée ou lorsqu’une mise en demeure portant sur ces faits a été envoyée à l’institution;

B. la personne ou le groupe dispose de la procédure de grief, d'appel ou de révision en vertu d'une convention collective ou d'un protocole de travail;

C. la demande d'intervention porte sur une question d'application ou d'interprétation d'une convention collective ou d'un protocole de travail ou sur une question touchant aux droits à la représentation d'un salarié syndiqué par une association ou un syndicat accrédité. »

L'ombudsman, sur réception d'une demande, avise la personne ou le groupe de sa décision d'intervenir ou non.

L'ombudsman fait enquête, a droit d'accès à la documentation pertinente et il peut interroger toute personne susceptible de lui fournir les renseignements qui lui sont nécessaires.

Médiation

L'ombudsman analyse la nature et la portée des litiges qui lui sont présentés, examine avec les parties en cause les solutions possibles, s'efforce d'obtenir une réconciliation des parties et fait rapport, s'il le juge utile, aux officiers de Polytechnique ou au Conseil d'administration. Il peut requérir d'être informé des mesures prises pour corriger une situation qu'il considère irrégulière ou injuste et des suites données à ces recommandations. S'il estime qu'aucune mesure ou suite n'a été prise dans un délai raisonnable, il peut en aviser le président du conseil d'administration et exposer le cas dans son rapport annuel.

Recommandations

L'ombudsman possède un devoir de recommander des solutions formelles auprès du supérieur immédiat, du supérieur hiérarchique, du directeur fonctionnel, du directeur général et même du Conseil d'administration.

Il doit veiller à ce que son action et son existence même soient accompagnées du consensus le plus général possible. Pour ce faire, l'ombudsman doit entretenir des relations harmonieuses avec toute la communauté et montrer beaucoup de tact, de doigté et de force de persuasion.

Rapport au conseil d'administration

L'ombudsman soumet un rapport annuel au conseil d'administration. Ce rapport fait état des dossiers qu'il a eu à traiter durant l'année écoulée et des lacunes qu'il a eu l'occasion de constater. Le rapport comporte également toute recommandation que l'ombudsman juge utile de faire au conseil en vue de corriger les déficiences et iniquités constatées.