Comité-conseil
1. Le comité-conseil : pour l’encadrement des doctorants
Suite à une série de rencontres de consultation menées à Polytechnique en 2009, une nouvelle forme d’encadrement est maintenant offerte aux étudiants du doctorat. L’accompagnement par comité-conseil est une formule qui procure des avantages tant aux étudiants qu’aux professeurs. Aux études supérieures, c’est aujourd’hui le mode d’encadrement le plus répandu en Amérique du Nord. À Polytechnique, l’accompagnement par comité-conseil est optionnel. Il est mis sur pied sur proposition du directeur ou à la demande du doctorant avec l’accord de son directeur. Tout en permettant la contribution de nouveaux acteurs à la dynamique d’encadrement, les décisions relatives au parcours du doctorant demeurent la prérogative du directeur de recherche et de l’étudiant.
Avantages pour les étudiants
- Obtenir d’autres avis concernant leur projet, leur formation et leur future carrière
- Réduire les difficultés interpersonnelles
- Favoriser un enrichissement des compétences scientifiques, personnelles et professionnelles
- Avoir accès à des bilans approfondis réguliers
- Soutenir la motivation par l’accès à d’autres personnes
Avantages pour les professeurs
- Avoir du support pour faire face à la diversité grandissante des formations, des valeurs, des cultures et des modes de fonctionnement des doctorants
- Obtenir de l’aide pour faire face aux situations difficiles et pour contribuer à relancer la motivation des doctorants
- Rehausser la qualité des travaux du doctorant par les stimuli de chercheurs et d’experts externes au projet.
Objectifs du comité-conseil
- Offrir d’autres avis et conseils au doctorant et soutenir sa motivation
- Appuyer le directeur dans son rôle d’encadrant
- Améliorer le suivi et en jalonnant l’évolution du doctorant de rétroactions régulières
- Accélérer le démarrage de projet et favoriser l’atteinte des critères de réussite dans un délai raisonnable
- Contribuer à débloquer des situations critiques
- Permettre une meilleure insertion professionnelle
- Favoriser l’interdisciplinarité
Le comité-conseil est constitué :
- du doctorant
- du directeur ou des codirecteurs;
- d’au moins deux autres membres invités choisis d’un commun accord entre le directeur et le doctorant.
Choix des membres invité
- Les membres invités peuvent être des professeurs (actifs ou retraités, internes ou externes à Polytechnique) ou des chercheurs (secteur privé ou public) ou des experts reconnus; des stagiaires postdoctoraux pourraient aussi être invités.
- Chaque membre invité est choisi pour apporter une valeur ajoutée à la qualité du projet de recherche et au développement des compétences du doctorant.
Création
Le comité-conseil est créé dès que possible et au plus tard un an après la date d’inscription du candidat au doctorat.
La création du comité-conseil devient officielle lorsque le coordonnateur du programme d’études supérieures (C.P.É.S.) a été avisé du choix des membres invités par le directeur et le doctorant. Pour chaque membre, le directeur doit faire parvenir par écrit le nom, l’affiliation, la spécialité et le niveau universitaire.
Modification
Le directeur de thèse doit communiquer par écrit au CPÉS toute modification – départ ou ajout de membres – concernant la composition du comité-conseil. Cependant, il est hautement souhaitable que les mêmes personnes accompagnent le doctorant pour la totalité de son parcours.
Durée et dissolution
Le comité-conseil est opérationnel tant que le dossier du candidat est actif. Il est automatiquement dissout dans le cas contraire.
Le fonctionnement du comité-conseil s’appuie principalement sur des rencontres au cours desquelles les membres apportent un éclairage constructif à partir du document « Parcours doctoral » soumis et présenté par le doctorant.
3. Fonctionnement du comité-conseil
Le « parcours doctoral »
Le doctorant rédige pour chaque rencontre un document appelé « parcours doctoral » selon le format choisi par le comité-conseil. Ce document vise à amener le doctorant à faire une analyse réflexive des progrès – ou des difficultés – passés et futurs dans l’atteinte de ses critères de réussite. Le parcours doctoral est abordé dans l’atelier « Réussir son doctorat », que l’étudiant est encouragé à suivre (voir rubrique 4).
Ce document est concis et aborde notamment les éléments ci-dessous :
- L’état d’avancement du projet : contexte (bibliographie), question/problème, objectifs, progrès réalisés et attendus, originalités visées;
- La gestion du projet : planification, organisation, ressources, risques, échéancier;
- Les critères de réussite et leur degré d’atteinte (ceux exigés par l’institution, ceux demandés par le directeur, ceux que se fixe le doctorant);
- Une réflexion sur les connaissances et les compétences à développer en fonction du projet et de la perspective de carrière du candidat.
Note : un document modèle pourrait être donné en exemple.
Fréquences des rencontres du comité conseil (jalons)
Typiquement, la formation doctorale est jalonnée par les rencontres suivantes :
- Une rencontre initiale, optionnelle, au cours de la première année : rétroactions vis-à-vis d’une première esquisse du parcours doctoral; cette rencontre peut permettre, par exemple, des échanges sur le plan d’étude défini et la proposition de recherche.
- Des rencontres formelles :
- Rencontres formatives, au moins une par année, rétroactions sur le parcours doctoral;
- Rencontre lors de l’examen de synthèse suivi d’une rencontre formative – rétroactions – sur le parcours doctoral;
- Rencontre finale – soutenance de thèse (selon les règles actuellement en vigueur) suivie d’une rétroaction pour le candidat et d’un bilan vis-à-vis du fonctionnement du comité-conseil.
- Une ou des rencontres spéciales qui peuvent être convoquées au besoin à la demande du directeur ou du doctorant.
Déroulement des rencontres
- Le doctorant est responsable de l’organisation et de la planification des rencontres formatives, de la préparation des documents et des présentations et de la rédaction du compte rendu, qu’il communique rapidement aux membres.
- Pour les rencontres évaluatives (examen de synthèse et soutenance), les règles en vigueur à Polytechnique et dans les programmes s’appliquent.
- Lors de la première rencontre, les membres se choisissent un facilitateur qui veillera à animer les rencontres de façon constructive.
- Le rôle des membres étant consultatif lors des rencontres formatives, c’est la décision du directeur et du doctorant qui primera en cas de divergences.
- Le facilitateur et les membres sont responsables de remettre au doctorant une rétroaction écrite formative après chaque rencontre. La rétroaction formative, d’une page environ, souligne les points forts et les points à améliorer pour le doctorant; elle est préférablement rédigée séance tenante; elle est communiquée au doctorant et une copie de cette rétroaction est transmise au CPÉS pour information.
- Pour les rencontres évaluatives (examen de synthèse et soutenance), les règles en vigueur à Polytechnique et dans les programmes s’appliquent.
- Les membres invités doivent respecter la confidentialité des travaux (au besoin, signer un accord écrit).
Des documents sont présentement en cours de développement pour appuyer et faciliter la mise sur pied d'un comité-conseil. Ils seront disponibles sous peu.
4. Atelier « Réussir son doctorat »
Série de quatre laboratoires dans lesquels la réussite du doctorat sera explicitée. Le doctorant sera amené à articuler ses critères de réussite et à définir les moyens pour y parvenir.
Hautement participatif, ces laboratoires visent à répondre aux questions que se posent les candidats au doctorat et à les faire profiter de l’expérience de chercheurs expérimentés.
Les sujets abordés touchent aussi bien les questions scientifiques – contribution originale, démarche et rédaction scientifiques, innovation technologique, dialogue interdisciplinaire -, que les questions personnelles – motivation, gestion de son temps et de ses priorités-, que des questions professionnelles –compétences à développer, ressources à mobiliser, réseautage, préparation de la carrière après le doctorat.
Cet atelier à comme objectif principal d’expliciter ce qu’est réussir un doctorat à Polytechnique et amènera le doctorant à articuler ses critères de réussite et les moyens d’y parvenir.
À la fin de l’atelier, le doctorant sera en mesure de (d’) :
- mieux comprendre les caractéristiques d’un doctorat de qualité et les habiletés à développer;
- franchir avec succès les jalons clés de son parcours doctoral : examen général, 1re publication, soutenance, après doctorat (emploi);
- cartographier et de mobiliser efficacement les ressources humaines et matérielles à sa disposition;
- articuler par écrit les livrables anticipés en fonction des exigences de l’institution, du directeur de thèse et de ses ambitions personnelles et professionnelles;
- dialoguer de façon constructive dans un cadre multidisciplinaire.
Inscriptions : hiver 2011 - détails à venir
