Programme d'échanges internationaux

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2. Préparer la demande d'admission

Avant d'aller plus loin, révisez les critères afin de garantir votre admissibilité au programme. Ensuite, lisez attentivement les étapes à suivre pour préparer votre dossier de participation.

Séance d'information obligatoire

Des séances d’information sur les programmes d’échanges sont données à chaque automne et il est obligatoire d’y assister afin de postuler au Programme. Vous y obtiendrez également votre mot de passe pour accéder à WebÉchange et postuler en ligne.

Choix de la destination
Pour choisir votre destination et explorer les différents témoignages des étudiants pour celle-ci, consulter le WebÉchange!
Dossier de participation

Exigences spécifiques - Double diplôme

Vous devez rencontrer l'agente responsable du Programme d'échanges internationaux à l'automne précédent le dépot du dossier de candidature ainsi que Monsieur Yves Boudreau, directeur des études de premier cycle. De plus, vous devez respecter les mêmes procédures et échéanciers que les étudiants postulant à un programme d’échange régulier, à l'exeption des contrats d'études qui ne sont pas à faire. Les cours débuteront en septembre suivant l'envoi des candidatures à l'établissement partenaire.

Les candidats pour Polytechnique Paris (L'X) doivent déposer leur dossier de demande de participation au mois de septembre précédent le début des cours et devront subir des épreuves d'admission au mois de novembre. Les cours débutent en avril, puisqu'une session préparatoire d'été est fortement recommandée par L'X pour les étudiants étrangers. Les candidats intéressés doivent prendre rendez-vous avec l'agente responsable du Programme d'échanges au courant de leur deuxième année. 

formulaire de demande de participation

Complétez sur Webéchange le formulaire de demande de participation. Celui‐ci valide vos 3 choix d’établissements d’accueil pour l'échange et vos 2 choix d'établissements pour le double diplôme. Imprimez ce formulaire et joignez-le à votre dossier de participation.

Photocopie de votre passeport

Photocopie lisible de la page de votre passeport où apparaissent les renseignements personnels et la photo (bien définie) ou de votre certificat de naissance. Votre passeport doit être valide.

Relevé de notes

Joignez votre relevé de notes du trimestre d’automne (copie tirée du dossier étudiant acceptée).

CV et lettre de motivation

Ces documents doivent être soumis dans la langue d’enseignement de l’établissement d’accueil (1er choix uniquement). Si les documents sont rédigés dans une langue autre que le français ou l'anglais, une traduction vers le français est nécessaire. Si vous ne maîtrisez pas encore la langue, soumettez les documents dans la deuxième langue la plus utilisée dans ce pays (probablement l’anglais). Comme ces documents seront envoyés à l’établissement d’accueil, prenez soin de les adresser aux correspondants concernés, d’indiquer la date, de signer la lettre, etc. La lettre de motivation doit expliquer ce qui vous motive à postuler au Programme d’échanges, pourquoi vous avez choisi cette université d’accueil, en quoi cette expérience vous enrichira sur les plans personnel, académique et professionnel. En quoi vos expériences antérieures vous ont préparé à un séjour à l’étranger?

Exigences linguistiques

Quand la langue d’enseignement de l’établissement d’accueil est autre que le français, joignez à votre dossier papier l’une ou l’autre des pièces suivantes (en ordre de préférence) :

Afin de garantir votre réussite académique et votre intégration dans le pays d’accueil, nous recommandons vivement un niveau intermédiaire au moment du départ.

Si l’établissement partenaire exige une attestation officielle de niveau de langue (information disponible sur Webéchange), vous devrez obtenir l’attestation exigée par notre partenaire. Cela peut être fait après la sélection, mais idéalement, vous devriez joindre l’attestation à votre dossier de participation. Des points sont attribués aux preuves linguistiques. Les dossiers comprenant une attestation linguistique officielle seront évalués plus positivement que ceux qui n’en n’ont pas. Dans le cas des établissements contingentés (nombre de candidatures reçues dépassant le nombre de places disponibles, information disponible sur Webéchange), cela peut faire une différence dans l’attribution des places.

  • Une attestation officielle de votre niveau de langue (par exemple : test TOEFL, test TOEIC, test Cambridge, test Pearson) ou une accréditation d’une école de langue (par exemple : Goethe Institut, Instituto Cervantes, British Council, École de langue de l'UQAM, École de langue de l’Université de Montréal). À noter que Polytechnique ne propose pas ces types de test, vous devez vous renseigner directement auprès des écoles ou des centres d'examen;
  • Un relevé de notes d’un cours de langue que vous avez suivi;
  • Une lettre expliquant les expériences et réalisations passées grâce auxquelles vous pensez avoir un niveau suffisant pour réussir des études dans la langue d’enseignement de l’établissement d’accueil;
  • Une lettre expliquant en détail le plan qui vous permettra d’atteindre un niveau intermédiaire avant votre départ.
Contacts en cas d'urgence

Remplissez sur Webéchange le formulaire de contacts en cas d’urgence. Indiquez le nom d’une personne de confiance.
Imprimez ce document et joignez-le à votre dossier de participation.

Contrat d’études et choix de cours

Vous devez compléter un contrat d’études pour chacun de vos trois choix de destination et signez la deuxième page Guide pour les contrats d’études (.pdf).

Cherchez des équivalences à des cours qu'il vous reste à faire dans votre programme de façon à avoir durant votre échange une charge de travail équivalente à celle que vous avez normalement à Polytechnique (entre 12 et 15 crédits au baccalauréat et 9 crédits aux cycles supérieurs Poly). Vous pouvez sélectionner des cours dans des années postérieures à celle où vous êtes rendu tout en sachant que cela pourrait décaler votre cheminement à Polytechnique. Portez très attention à la langue d'enseignement, si vous envisagez un échange dans un pays non francophone ou non anglophone. La liste des cours, leur description et la charge de travail associée sont normalement disponibles sur le site Internet des établissements. Les fiches Webéchange comportent aussi des renseignements utiles à ce sujet. Si vous ne trouvez pas ces informations suite à vos recherches approfondies, vous pouvez écrire au responsable des échanges à l'université d'accueil dont les coordonnées figurent dans les fiches des universités sur Webéchange. Vous pouvez demander conseil au coordonnateur des échanges dans votre département (.doc) pour élaborer vos contrats d'études. Vous ne réussissez pas à trouver suffisamment de cours équivalents? Vous devrez alors effectuer un nouveau choix d’établissement. La vérification et l'approbation du choix de cours par le coordonnateur du programme d'échanges de votre département se font uniquement lorsque vous saurez pour quel établissement vous avez été sélectionné.

Pour le double diplôme d'une durée de deux ans, comme vous suivrez le cursus régulier de votre établissement d’accueil, vous n’avez pas à soumettre de choix de cours dans votre dossier de participation.

Pour un projet intégrateur à l'étranger, vous devez premièrement discuter de sa faisabilité avec le coordonnateur des échanges dans votre département. Avant votre départ, il faut remettre au Registrariat un formulaire de Projet intégrateur (.pdf) en plus du contrat d'études.

Attention! Les étudiants en génie mécanique doivent suivre la procédure (.pdf) propre à leur département. Les étudiants postulant au double diplôme n'ont pas à remplir de contrat d'études.

Photo

Joignez une photo de type passeport : Les photos sont acceptées tant qu’elles respectent les deux critères suivants : taille de 1 ­­½ par 2 pouces environ, visage clairement visible.

Dates importantes

départ prévu à l'automne 2018 ou à l'hiver 2019

Date (à titre indicatif - sujet à changement) Évènement/démarche
Automne
Voir l'horaire détaillé
Séances d'informations OBLIGATOIRES à propos du Programme d'échanges
Fin janvier
Le dépot du dossier de participation: A confirmer  
Les dossiers incomplets et retardataires ne seront pas acceptés!
Ne pas agrafer ou relier votre dossier, un trombone suffit...
Fin janvier Dossier complet analysé par le Comité de sélection
Fin janvier et février Entrevues de sélection (tous les candidats sont convoqués à une entrevue)
Fin février Envoi des réponses de sélection au Programme d’échanges (définitive ou conditionnelle)
Date à venir en mars Séance pré‐départ : Cette séance a pour but de répondre à vos questions et de vous informer sur les prochaines étapes en préparation de votre séjour.
À partir du printemps Chaque étudiant est responsable d’envoyer son dossier complet à l’établissement partenaire selon la date limite de l'établissement
Critères de sélection

L'évaluation de votre dossier : 30% de la note globale
L'entrevue :  70% de la note globale

Critères d'évaluation

  • Motivation académique et professionnelle : Apport anticipé de l'échange à votre projet d’études et à votre projet professionnel, connaissance des forces de l'établissement, intérêt envers les cours offerts;

  • Motivation personnelle : Intérêt envers le pays, la langue, volonté de découvrir, apport anticipé à la vie personnelle;
  • Capacité d’intégration : Anticipation des difficultés et connaissance des ressources à disposition, connaissance ou plan réaliste pour la maîtrise de la langue étrangère, démonstration d'une sensibilité interculturelle, débrouillardise et ouverture;
  • Préparation du candidat : Réflexion sur le budget, le logement, connaissance des villes/pays choisis, choix de cours cohérent;
  • Engagement et maturité de l’étudiant : Fierté et connaissance de Polytechnique, reconnaissance de l’importance du rôle d’ambassadeur, activités parascolaires;
  • Moyenne cumulative

Les objectifs du processus de sélection

  1. Favoriser la préparation et la réflexion des étudiants par rapport à leur propre projet d'échanges;
  2. Identifier les étudiants qui nécessitent une préparation ou un encadrement particulier;
  3. Attribuer les places dans le cas des destinations contigentées.