COMMIS - SOUTIEN AUX ÉTUDES (Poste subventionné) SERVICE AUX ÉTUDIANTS DE POLYTECHNIQUE

Nº00000970
Affichage externe
du 27 avril 2018 au 25 mai 2018
Supérieur immédiat
Responsable - Secteur soutien à la réussite
Caroline Jodoin
Lieu de travail
Pavillon principal (Montréal, Québec)
Sommaire de la fonction
Polytechnique Montréal est l'un des plus importants établissements d'enseignement et de recherche en génie au Canada et compte plus de 8 000 étudiants et plus de 1 000 personnes à son emploi. Reconnue comme une École d'ingénierie de classe mondiale et un partenaire actif dans le développement technologique, économique et social, Polytechnique est devenue ce qu'elle est aujourd'hui grâce à l'investissement de tout son personnel. Cet apport consiste en des idées, une vision, de l'énergie et un objectif commun : celui de faire progresser Polytechnique et de l'amener plus loin encore.

Sous la direction de la supérieure immédiate, accueille les étudiantes ou étudiants et tous visiteurs qui se présentent au Service aux étudiants de Polytechnique (SEP) et donne des renseignements généraux sur les divers programmes et services dispensés. Prend les rendez-vous avec les étudiants. Effectue la saisie de données et la mise à jour dans les systèmes informatisés utilisés par le service et produit des statistiques. Complète les documents administratifs reliés aux demandes particulières des étudiants et fait les suivis requis. Plus particulièrement pour le secteur du soutien à la réussite au SEP, organise la passation d'examens pour les étudiants bénéficiant de mesures d'accommodement. Voit à l'impression, à la distribution ou à la mise à jour de la publicité de ce secteur. Effectue la saisie et le traitement de textes de différents documents.

Principales responsabilités

  • Accueille les étudiants et tous visiteurs qui se présentent à la réception du SEP, détermine le motif de leur visite, fournit les renseignements demandés et les dirige vers la personne ou le service approprié. Offre le même soutien pour les demandes reçues par téléphone, par courriel et sur les médias sociaux au besoin;

  • Prend les rendez-vous avec les étudiants sur les calendriers en ligne des professionnels du SEP et procède à l'ouverture d'un dossier. En fonction du plan de suivi établi par le professionnel, prend les rendez-vous pour les étudiants avec les intervenants recommandés. Fait le lien avec le Registrariat ou avec le département concerné;

  • Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies propres au SEP. Soutient les activités de la réception au besoin ou en période de pointe (p. ex. : vente de billets pour la collation des grades, paiement pour les résidences et la vaccination, etc.). Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités du service. Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés (p. ex. : système de traitement des dossiers, Moodle, Drupal, Alfresco, calendrier institutionnel, etc.), ainsi que des pages Web du service. Note au répertoire informatique les rencontres avec les étudiants. Fait le traitement des données à partir des requêtes statistiques et produit des listes et des rapports requis telles les statistiques annuelles sur le nombre d'utilisateurs et la fréquence des consultations pour les différents secteurs du service;

  • Voit à la production, la distribution ou à la mise à jour de la publicité en ligne ou imprimée du service. Produit du matériel publicitaire pour les différents programmes et activités offerts (p. ex. : ateliers de perfectionnement, conférences, consultations individuelles, tutorat, séance d'information, ateliers, concours, etc.). S'assure d'alimenter le présentoir de la salle de réception du SEP;

  • Assure la gestion et le classement des courriels et le suivi des envois. À cet égard, fait le suivi de l'état des dossiers en réalisant les modifications nécessaires;

  • Organise des réunions et collabore à l'organisation d'activités en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires;

  • Répond aux questions relevant de sa compétence en ce qui concerne les politiques, les règles, les procédures de gestion et les pratiques en vigueur dans le service;

  • Effectue la saisie et la mise en page de documents, tels que lettres, rapports, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Vérifie l'exactitude des données, la qualité du français et l'esthétique de la présentation;

  • Assume la responsabilité d'un système de classement. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques;

  • Ouvre, trie et distribue le courrier du service, reçoit les appels téléphoniques, transmet les appels et les messages;

  • Pour le secteur soutien à la réussite : selon les procédures établies, prépare les demandes de financement relatives aux besoins particuliers des étudiants avec limitations fonctionnelles et les soumet pour révision et signature Transmet l'information aux personnes responsables et fait le suivi des dossiers auprès des étudiants et du Ministère. Assure le suivi des demandes des étudiants en situation de handicap et transmet les cas complexes à la conseillère;

  • Pour le secteur soutien à la réussite : organise la passation des examens pour les étudiants bénéficiant de mesures d'accommodement. Recueille les informations nécessaires sur les cours (noms des professeurs/chargés de cours, dates et heures des examens et conditions de passation d'examens). Élabore l'horaire modifié des examens, communique l'horaire modifié et les instructions spéciales aux principaux intervenants p.ex. étudiants, professeurs et adjoints aux directeurs de département. Établit l'horaire de surveillance des examens qui en découle et vérifie la disponibilité et le nombre de surveillants requis. Voit à ce que les surveillants soient présents et effectue des remplacements lorsque requis. Prépare les feuilles de temps et en assure le suivi. Reçoit, entrepose et remet les copies d'examens; collabore avec le Registrariat pour la gestion des copies d'examens finaux;

  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité
  • Diplôme d'études secondaires (DES).
Expérience
  • Un (1) an à moins de deux (2) ans d'expérience pertinente.
Autres
  • Connaissance des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données).
  • Connaissance des logiciels utilisés dans le service (p. ex. : Moodle et Drupal).
  • Les personnes candidates devront réussir un test de français (grammaire et orthographe) et un test de connaissance du logiciel Word.

Rénumération

De 21,49 $ à 25,85 $, classe 5.

Durée et/ou horaire de travail

Temps complet - 35 heures par semaine.
Dans les périodes de pointe, peut être appelé à faire un horaire variable (7 h 30 - 15 h 30 à titre indicatif).

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER".

Date limite de soumission des candidatures : vendredi 25 mai 2018, à 17 h.

Polytechnique Montréal applique un programme d'accès à l'égalité et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs caractéristiques.

Polytechnique Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.