COMMIS À L'ACCUEIL ET À LA GESTION DES DOSSIERS (Affectation temporaire) SERVICE DES STAGES ET EMPLOIS

Nº00001030
Affichage externe
du 7 août 2018 au 21 août 2018
Supérieur immédiat
Responsable logistique - Stages et emplois
Marc Groleau
Lieu de travail
Pavillon principal (Montréal, Québec)
Sommaire de la fonction
Polytechnique Montréal est l'un des plus importants établissements d'enseignement et de recherche en génie au Canada et compte plus de 8 000 étudiants et plus de 1 000 personnes à son emploi. Reconnue comme une École d'ingénierie de classe mondiale et un partenaire actif dans le développement technologique, économique et social, Polytechnique est devenue ce qu'elle est aujourd'hui grâce à l'investissement de tout son personnel. Cet apport consiste en des idées, une vision, de l'énergie et un objectif commun : celui de faire progresser Polytechnique et de l'amener plus loin encore.

Sous la direction du supérieur immédiat, la personne recherchée accueille les étudiant(e)s, employeurs, professeur(e)s et donne des renseignements généraux sur les divers programmes et services dispensés. Reçoit des appels téléphoniques. Effectue la saisie et le traitement de données dans différentes applications (la Ruche, Moodle, Calendrier, Outlook). Prépare des comptes de dépenses, demandes d'achats et de paiement. Effectue la saisie et le traitement de textes de différents documents.

Principales responsabilités

  • Accueille les étudiant(e)s, employeurs et professeur(e)s qui se présentent au Service des stages et emplois, détermine le motif de leur visite, fournit les renseignements demandés et les dirige vers la personne ou le service approprié;

  • Répond aux demandes de renseignements en personne, par courriel et par téléphone, des étudiant(e)s finissant(e)s, employeurs et professeur(e)s en ce qui a trait aux divers programmes et services dispensés par le service; explique les modalités d'affichage de stages et d'emplois;

  • Fournit aux étudiant(e)s, aux finissant(e)s et aux diplômé(e)s des renseignements sur les ressources disponibles pour la recherche d'emploi;

  • Fournit des renseignements aux employeurs concernant les modalités reliées aux affichages d'offres d'emploi ou de stages, les informe des programmes gouvernementaux de subventions ou des autres formes d'aide financière;

  • Effectue des entrées de données sur la Ruche, l'application web de gestion des affichages et de suivi de stagiaires et sur Moodle;

  • Répond à certaines questions relevant de sa compétence en ce qui concerne les politiques, les règles, les procédures de gestion et les pratiques en vigueur dans son secteur. Transmet, lorsque requis, aux employeurs les informations et documents relatifs aux avantages fiscaux liés à l'embauche de stagiaires ou de diplômés;

  • Occasionnellement, supporte les commis aux stages et les conseillers(ères) en emploi dans le suivi de la présélection;

  • Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires;

  • Tient à jour les fichiers des inscriptions aux différentes séances d'information et ateliers et l'ajout des événements du service dans le calendrier institutionnel. Prépare les affiches de signalisation pour les événements. Assure un soutien clérical dans l'organisation des Journées Carrières;

  • Tient à jour l'inventaire des fournitures et matériel de bureau et voit à leur renouvellement en complétant les formulaires appropriés. Prépare les réquisitions, les transmet à sa supérieure ou son supérieur immédiat pour approbation et signature, et vérifie les disponibilités budgétaires. Signe certains formulaires;

  • Prépare les comptes de dépense des coordonnateurs en développement des affaires, les demandes d'achats et les demandes de paiement;

  • Assume la responsabilité d'un système de classement. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion;

  • Ouvre, trie et distribue le courrier du service, reçoit les appels téléphoniques, transmet les appels et les messages;

  • Perçoit l'argent et tient à jour un état de l'argent perçu; prépare le bordereau de dépôt et transmet les sommes perçues au service des finances;

  • Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que :ordinateurs, système informatisé de traitement de l'information, photocopieur et télécopieur;

  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité
  • Diplôme d'études secondaires (DES).
Expérience
  • Une (1) à moins de deux (2) années d'expérience pertinente.
Autres
  • Connaissance des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données).

Rénumération

De 21,92 $ à 26,37 $, classe 5.

Durée et/ou horaire de travail

Temps complet - 35 heures par semaine.
Durée de l'affectation : indéterminée (à titre indicatif).

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER".

Date limite de soumission des candidatures : mardi 21 août 2018, à 17 h.

Polytechnique Montréal applique un programme d'accès à l'égalité et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs caractéristiques.

Polytechnique Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.