ASSISTANT ADMINISTRATIF, ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (Poste subventionné) INSTITUT TRANSMEDTECH

Nº00001000
Affichage interne et externe
du 3 mai 2018 au 21 mai 2018
Supérieur immédiat
Directeur exécutif et scientifique, Institut TransMedTech
Carl-Éric Aubin
Lieu de travail
Pavillon principal et CHU Sainte-Justine (Montréal, Québec)
Sommaire de la fonction
L'Institut TransMedTech en génie biomédical et technologies médicales est une initiative majeure pilotée par Polytechnique Montréal, en étroit partenariat avec le CHU Sainte-Justine, et qui agit en véritable écosystème interdisciplinaire et intersectoriel pour le développement de nouvelles technologies médicales. À partir de problématiques et d'idées provenant des usagers, cliniciens et scientifiques, l'Institut fournit des ressources et infrastructures pour accélérer le processus de l'idée jusqu'au produit implémenté (balisage, évaluation de la valeur scientifique, technologique et commerciale, plan d'affaire, développement et validation des technologies, intégration en clinique). L'Institut TransMedTech est un véritable laboratoire vivant (« Living Lab ») dynamique qui a reçu un important financement du Fonds d'excellence Apogée Canada (35.6M$) pour soutenir sa mission, et peut aussi compter sur des contributions de plus de 60M$ de plusieurs importants partenaires.

Sous la responsabilité du Directeur exécutif et scientifique de l'Institut TransMedTech et administrativement de la Direction de la recherche du CHU Sainte-Justine, la personne recherchée lui assure un soutien dans l'accomplissement de ses tâches et responsabilités face à la mission de l'Institut, tout en assumant la responsabilité de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs.

Principales responsabilités

  • Gestion administrative :
    -Administre le secrétariat de l'unité, le système de classement et d'archivage, effectue des tâches relatives à l'application de certaines lois et processus applicables à l'Institut sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Planifie et prépare l'agenda du directeur exécutif et scientifique et au besoin pour l'équipe de direction de l'Institut TransMedTech. 

    -Gère, coordonne et organise des réunions de comités associés à l'équipe de direction de l'Institut (p.ex. démarches pour conciliation d'agendas, convocations, ordres du jour et procès-verbaux, etc.) Gère les demandes de signatures et valide les documents en respect avec les délais et les dates butoirs;

    -Rédige, corrige et met en page des textes et des documents de nature simple à complexe, incluant la composition et la diffusion de notes de service, de correspondances, de comptes rendus, de procès-verbaux et de documents de présentation;

    -Met à jour le curriculum vitae du directeur exécutif et scientifique et l'adapte aux différents formats exigés par les différents organismes subventionnaires, universitaires et autres (p. ex. : pour candidater à des prix, etc.);

  • Gestion des ressources humaines : Au besoin, supervise le travail de personnel temporaire ou occasionnel pour faire face aux fluctuations de la charge de travail. Joue un rôle de personne-ressource et s'assure du bon fonctionnement de son secteur de travail;

  • Gestion matérielle : Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que : colloques, congrès, voyages, etc. Communique avec des fournisseurs potentiels et initie des demandes de soumissions. Tient à jour un dossier d'occupation des espaces afin d'en maximiser l'utilisation et gère les accès aux locaux sous sa responsabilité. Tient à jour les inventaires de téléphonie et des équipements;

  • Autres activités connexes : sur demande, effectue des projets et mandats à court terme et souvent non récurrents (p.ex. : études, recherches de renseignements et organisation d'événements de nature sociale ou de rayonnement pour l'Institut, suivis budgétaires, demandes de remboursement, etc.).

Exigences

Scolarité
  • Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) ou une formation jugée équivalente.
Expérience
  • Posséder de neuf (9) à dix (10) années d'expérience pertinente.
Aptitudes et qualités recherchées
  • Avoir des connaissances approfondies de différents logiciels informatiques tels que : Word, Excel, PowerPoint, courriel et agenda électronique.
  • Posséder des connaissances du processus budgétaire (contrôle et suivi).
  • Posséder des connaissances fonctionnelles d'outils de graphisme (p. ex. : Photoshop) (un atout).
  • Démontrer une excellente maîtrise du français parlé et écrit ainsi qu'une excellente connaissance de l'anglais.
  • Initiative, autonomie, discernement et polyvalence, sens de l'organisation du travail et rigueur d'exécution.
  • Capacité à travailler efficacement sous pression, dans un environnement intersectoriel.
  • Être doué pour la communication interpersonnelle et le travail d'équipe.

Rénumération

Selon la politique salariale s'appliquant au personnel d'encadrement administratif de l'École Polytechnique, classe 12 (entre 47 739 $ et 79 022 $).

Durée et/ou horaire de travail

Temps complet - 5 jours/semaine.

Ce poste est basé principalement au CHU Sainte-Justine et partiellement à Polytechnique Montréal, en des proportions variables selon les activités de l'Institut TransMedTech et du directeur exécutif et scientifique. Ce poste nécessite souvent des déplacements entre les sites.

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER".

Date limite de soumission des candidatures : lundi 21 mai 2018, à 17 h.

Polytechnique Montréal applique un programme d'accès à l'égalité et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs caractéristiques.

Polytechnique Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.