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  Numéro 49 , mars 2009  
 

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sommaire
Mot de l'éditeur
Bye-bye! mon ADVANCE
Tendances catalogue
Des livres traités aux petits oignons!
Faites vos choix
Dépôt de thèse à rendement élevé
L'îlot Trésor, une oasis de culture
chroniques
Nouvelles
L'heure du « compte »
Échos de la boîte à suggestions
La Bibliothèque c'est aussi...

 

Bye-bye! mon ADVANCE!

Cette année, la Bibliothèque procède à un appel d'offres afin de remplacer son système intégré de gestion de bibliothèque ADVANCE.

En 1994, nous avons implanté le système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) ADVANCE d'Infor (à l'époque Geac). Il s'agissait alors d'un système de bibliothèque à la fine pointe. Il faut cependant se rappeler que l'Internet et la technologie Web en étaient à leurs premiers balbutiements et que le seul « navigateur » disponible pour ce Web embryonnaire était Mosaïc. Depuis, le système ADVANCE a bien sûr évolué grâce à l'ajout d'un catalogue Web et d'une suite de logiciels Windows pour le personnel.

Il n'en reste pas moins que l'architecture de base et les fonctionnalités du système ADVANCE datent d'une époque… lointaine et qu'elles ne répondent plus aux exigences d'autres outils, plus modernes. Par exemple, la suite de logiciels ADV développée pour le système ADVANCE qu'utilise le personnel de la Bibliothèque n'est pas compatible avec Windows Vista, ni avec le nouveau Windows 7. Autre exemple, notre catalogue actuel GeoWeb ne peut pas vous offrir les nombreux avantages dont sont pourvus les catalogues de bibliothèques Web 2.0 : des fils RSS, la navigation assistée par facettes, des suggestions « Essayez avec cette orthographe » à la Google, l'affichage de livres connexes à l'Amazon, l'intégration dans d'autres environnements externes (ex. : Moodle), etc. En 2002, notre fournisseur Infor a même reconnu l'architecture « vieillotte » d'ADVANCE, en décidant de ne plus le développer et de lancer sur le marché nord-américain un tout nouveau produit d'origine hollandaise, Vubis Smart.

Puisque le remplacement d'un SIGB nécessite un investissement avoisinant les six chiffres, la planification et le moment d'une telle opération ne s'improvisent pas. Dans son plan quinquennal d'investissement, l'École a prévu un montant pour le remplacement d'ADVANCE en 2009-2010. C'est pourquoi la Bibliothèque procède actuellement à un appel d'offres auprès de fournisseurs de SIGB. Ce processus comprend plusieurs étapes : la rédaction d'un cahier des charges (liste des fonctionnalités demandées), la tenue de diverses démonstrations de système, la diffusion de l'appel d'offres, l'évaluation des réponses des fournisseurs et, bien sûr, le choix final d'un produit.

La version préliminaire de notre cahier des charges comprend une soixantaine de pages. Pourquoi autant de spécifications pour un simple système de bibliothèque? En tant qu'usagers, il est tout à fait normal que vous vous posiez cette question, car la majorité d'entre vous ne voit et n'utilise qu'un seul module d'un SIGB, soit le catalogue Web. (Vous aurez d'ailleurs un aperçu des nouvelles tendances de catalogues de bibliothèques Web 2.0 en prenant connaissance de l'article « Tendances catalogue » dans ce même numéro.)

Mais là ne s'arrêtent pas les fonctionnalités d'un SIGB. En effet, celui-ci sert aussi à informatiser presque toutes les opérations de la chaîne documentaire d'une bibliothèque. Il comporte plusieurs modules cachés utilisés uniquement par le personnel, mais dont, en bout de ligne, profitent nos usagers : acquisitions (gestion des achats de la documentation imprimée et électronique), périodiques (gestion des commandes de revues), catalogage (gestion du répertoriage de la documentation acquise), prêt (gestion de la documentation prêtée aux usagers), catalogue Web (interface de recherche au public), etc. Puisque notre cahier des charges doit recenser tous les besoins propres à Polytechnique, nous avons invité l'ensemble du personnel de la Bibliothèque à participer à la rédaction de ce document, qui s'est faite au cours de l'automne 2008.

Achèteriez-vous une voiture sur simple présentation d'une fiche technique ou en consultant uniquement le site Web du fabricant? Évidemment non! Il en va de même pour un SIGB. On ne peut s'en procurer un en ne se fiant qu'aux réponses données par les fournisseurs. C'est pourquoi la Bibliothèque invitera quelques chefs de file du marché des SIGB à venir nous rencontrer pour nous présenter concrètement et en détail le fonctionnement de leur système. Étant donné toute la logistique de planification requise afin de bien évaluer le système en question, ce genre de démonstration peut facilement prendre une ou deux journées.

Bien sûr, en plus des fonctionnalités et du prix d'un SIGB, d'autres facteurs doivent être pris en considération dans le choix de l'un ou de l'autre : la viabilité financière et la fiabilité du fournisseur, sa vision à moyen terme, les frais d'entretien du système, la fréquence des mises à jour, les expériences concrètes et la satisfaction d'autres clients dont les besoins se comparent aux nôtres, le support technique offert, etc.

Il existe plusieurs types d'appels d'offres : ouvert ou public, restreint, sur invitation. La Loi sur les contrats des organismes publics, en vigueur depuis octobre 2008, oblige les universités à procéder à un appel d'offres ouvert pour tout contrat excédant 100 000 $. La Bibliothèque doit donc aussi travailler étroitement avec le Service des finances de l'École afin de s'assurer que le contenu et le processus de notre appel d'offres ouvert respectent tous les règlements établis par le gouvernement du Québec.

À l'étape de l'évaluation, il nous faut regrouper tous les critères mentionnés ci-dessus dans une seule grille d'analyse et leur attribuer une pondération. Cette grille nous permettra d'évaluer tous les fournisseurs de la même façon.

Chose certaine, les nombreuses étapes de ce long processus s'avèrent nécessaires, car l'achat d'un SIGB est un investissement à long terme. Après tout, on n'en change pas tous les ans, ni même tous les cinq ans. À cet égard, rappelons que la Bibliothèque possède et exploite le système actuel ADVANCE depuis 16 ans! Bref, nous désirons acquérir un SIGB qui, en plus de répondre à nos besoins actuels, est offert par un fournisseur capable d'en assurer le développement constant afin de répondre aux besoins futurs des bibliothèques.

Dans un prochain numéro, nous vous tiendrons informés de notre choix et nous vous donnerons un aperçu de l'échéancier d'implantation du futur système intégré de gestion de bibliothèque.

 

Greg Whitney

Issn

Droits d'auteur : cet article est mis à disposition sous un contrat Creative Commons.

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